職場上，你的努力值得嗎？過來人授職場要領：減少「不必要的努力」

每個職場都面臨人手不足的問題，我們必須以更少的時間和勞力來創造最大的成果。因此，減少不必要的努力就成了關鍵，實際上該怎麼做呢？專門培養全球領袖的「GL Academia」公司代表董事塚本亮於《甩掉多餘壓力，輕鬆掌握工作要領》一書中，以「要領」為主軸，介紹在要求越來越高的職場中能更加簡單生存的方式。以下為原書摘文：



努力減少「不必要的努力」

在日本生產力中心根據經濟合作暨發展組織（OECD）的數據所公布的「2023年勞動生產力國際比較」報告當中，2022年日本每小時的勞動生產力為52.3美元（約5099日圓，以購買力平價換算），在OECD的38個會員國中位居第30名。

這個結果是自1970年以來的最低排名，從統計上來看，顯示了日本勞動效率的低落。日本人雖然給人「努力不懈」的印象，但問題是即使工作時間長，生產力依舊低落。由此看來，刪除和目的沒有直接關係的不必要的作業，把時間用來創造更有效的成果，這種「不努力的努力」，或許也很重要。

說到底，每一件事都一定要努力嗎？假如不努力也能達成目標，那不是很好嗎？沒有比不做更好的事了，最好能盡量節省力氣。省下來的力氣就能用來專心面對那些能真正創造出成果的工作，或是充實自己的生活。這才是最好的做法。

對於善於掌握要領的人來說，「努力不過只是達成目標的手段」。可是，做事不得要領的人卻會把努力當成目標。以為「只要努力，一定會成功」「做不好是因為不夠努力」。但即使盲目地長時間工作，埋首於眼前的任務，最後還是得不到任何成果。

常說自己很忙的人，毫無疑問地工作一定都很認真，可是給人的印象卻大多是努力得不到相對的評價或成果。之所以會這樣是因為，就連不需要努力的事情，他們也會付出精力去做。

例如製作資料，做事不得要領的人經常會在資料中塞入過多不必要的資訊，導致篇幅變得太長，但都不是大家真正想知道的內容。最後得不到評價，自己也因此喪失動力。

真正需要的是重新檢視自己的工作方式，找到能夠有效帶來成果的方法。例如決定工作的優先順序、嚴格做好時間管理、制定有效的安排、必要時尋求適當的協助等，實踐各種有助於提升效率的具體策略。

這不僅適用於工作，也適用於運動或戀愛等每一件事。如果在不必要的努力上過於投入，很多時候會造成白費精力，最後反而得不到成果。

因此，想要用最低的勞力獲得成果，一定要謹記「努力減少不必要的努力」。這時候，隨時正確掌握「努力的方向」就變得非常重要。必須隨時問自己是否保持在正確的方向上，才能以最短距離達成目標。

所以要問自己：「這個努力是必要的嗎？」這麼做也是為了避免自己過度投入在眼前的工作，花了太多精力在脫離原本目的的不必要的作業上。把努力用在真正「需要努力的地方」吧。這麼做才有辦法以同樣的時間和精力，達成更高的目標。不需要努力的事情就「別付出太多精力」。

最短時間做出成果的「目的思考法」

為了達成目的，最好別做無謂的事，盡量保留精力和體力。但是，實際上無論是在工作上還是生活中，我們總是經常在繞遠路。為什麼會這樣呢？

要做到簡單思考，最重要的是使目的明確。通往目的地的路徑有很多，但重要的是隨時問自己，正在前進方向是否通往目的地。舉例來說，在安排法國旅遊的時候，假設目的是為了「參觀世界遺產聖米歇爾山」，那麼就要思考達成目的方法或計畫。

從日本到巴黎可以選擇搭飛機，或是從倫敦搭乘歐洲之星等，方法非常多。其他瑣碎的問題也必須一併考慮，包括從巴黎到聖米歇爾山的移動方式、停留時間、費用、其他觀光行程安排等。此外，法國的交通運輸經常會有罷工的情形，因此在安排參觀聖米歇爾山時，也許需要預留更多的時間才行。

像這樣只要目的明確，就能朝著目的做有效的安排或計畫。換句話說，設定目標之後，就能思考要用什麼方法去達成，或是哪些手段和路徑是最適合的。然而，在我們的計畫或行動中，手段往往變成了目的。如果只是繞遠路倒還好，但偏偏有時候會因此迷失了目標，找不到方向。沒有比這更讓人充滿壓力了。

舉例來說，假設公司內部為了提升業務效率，啟動了一項內容包括導入全新軟體、重新檢討工作流程等的計畫。可是，有時候隨著時間的經過，導入新軟體和改善工作流程卻反而變成目標，而忘了原本提升工作效率的目的。

瘦身也是一樣，一開始是為了健康，可是到最後減重本身卻變成了目標，不知不覺瘦身的目的從健康變成減重，甚至有時候會演變成不健康的飲食習慣或過度運動。社會人士學英文也會發生類似的情況。原本是為了在工作場合上能夠流利說英文，可是到最後卻把考高分當成了目標。這樣是學不到任何實用技巧的。

想要避免這種情況，最重要的就是必須定期回頭檢視自己的目標。也就是說，在行動或計畫的推動過程中，必須不斷問自己：「為什麼要這麼做？」「一開始的目標是什麼？」

只不過，無論是在工作上或是生活中，有時候也必須具備更換目標的靈活性。因為面對變幻莫測的社會，一直以來堅持的目標，可能會瞬間變得毫無意義。因此，透過定期審視目標來調整行動和計畫，也許就能從中找到另一條可帶來成果的最快途徑。

確保目標明確不僅能避免不必要的努力，同時也是讓自己穩健地踩在通往成功道路的關鍵。善於掌握要領的人在採取任何行動的時候，都會不斷反思自己的目標是什麼，行動本身又能如何幫助自己達成目標。
因為目標愈明確，達成目標的行動選擇就會愈清楚簡單。相反的，如果目標不明確，會讓人失去方向，不知道該怎麼做，於是經常沒有明確目的地行動，如此一來將可能造成不必要的努力或猶豫。

因此，在做任何決定的時候，清楚知道該行動能如何幫助自己實現最終目標，並以此為基準來決定要不要採取行動，這才是實現簡單思考的關鍵。換言之，透過明確目標清楚找到判斷基準之後，思考就會變得簡單多了。小心別把「目標和手段」顛倒了。

（本文摘自／甩掉多餘壓力，輕鬆掌握工作要領：專注於20%的任務，並迅速處理其餘80%的「工作技巧」！著作累計突破110萬冊！／春天出版）

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本文授權轉載自《優活健康網》，原文為職場上，你的努力值得嗎？過來人授職場要領：減少「不必要的努力」