提高生产力 PRODUCTIVITY
一致的假象
商业社会中散布着死气沉沉的文件，没用却浪费人们的时间。没人阅读的文件，没人去看的图表，从不符合成品规则。这些东西一直存在，但几秒种就被人遗忘了。
如果你想描述什么，写实一点。不要描述一件事物像什么，应该画下来。不要描述一件事物听起来怎样，应该哼出来。 做每一件事情都少一点抽象描述。
抽象表达的问题（比如报告和文件）在于它们制造出一致的假象。很多人看到的是同样的文字，但在他们脑子里却想象着几百种不同的东西。
所以你想立刻做些实际的事情，真的理解。就像当我们读懂书里的一个角色，脑海里会描绘着不同的样子。但是当我们看见一个人就知道这个人确实长什么样子。
阿拉斯加航空的团队想要修建一个新机场，他们没有依靠设计图和草稿。他们用厚纸板制作了大型模型，有墩座，亭子，地带。他们在安克拉治（Anchorage 地名）修建了一座小型的机场原型作为乘客和雇员的测试系统。这样设计是因为这种模拟真实过程大大的缩减时间和增加生产力。
广受推崇的家具设计师 Sam Maloof 觉得画出椅子和凳子的所有复杂和精致的细节是不可能的。他说：“很多时候我都不知道一个具体的区域怎么弄，直到我用凿子，锉刀或随便什么工具动手做具体的工作时。”
我们都应该按照这种方法做事。拿出凿子来开始实际动手。 其他的事情只会分心。
退出有理
埋头做想要做的事情很简单。停下来问为什么很难。很多重要的问题要问问自己，看看你正在做的事情是否要紧：
你为什么要做这个？自己正在做的事却不知道为什么这样做？有人告诉你这样去做。这是很常有的事情。问问自己为什么做____很重要。目的是什么？谁获益？背后的动机是什么？知道答案可以帮助你更好的理解所做的事情。
你在解决什么问题？问题出在哪里？顾客的疑虑？你疑虑吗？有什么不够清楚的？现在该搞定的事情还没有搞定？当你提出这些问题时，你会发现你正在解决想象中的问题。这时就该停下来重新评估一下这到底是在干什么。
它确实有用吗？你是在做有用的东西还是只是在工作？ 做没用的东西容易打击热情。有时玩一下， 做些酷一点的事情也不错。 但是最终你会停下来问你自己那些是否有用。酷的东西会过时，但有用的东西永远不会过时。
你是在增加价值吗？增加一些事情简单；增加价值是难的。 你正在做的事情确实为你的产品增加更多价值和客户吗？ 比起还没做，能从中获得更多吗？有时你以为增值的东西事实上却减少了。过多的番茄酱会毁掉薯条。平衡才有价值。
这个会改变行为吗？你正在做的事情真的会改变一切吗？ 不要随意增加除非它真的影响到人们如何用你的产品。
有更简单的方法吗？无论何时，你正在做某事，问到：“ 有没有更简单的方法？”你常常会发现这个简单的方法远比现在的要好。问题通常很简单。我们只是想象他们要求用困难的解决办法。
你做的事情可以用什么来代替？什么东西你不能做是因为你正在做的事情？这对于资源有限的小团队来说尤其重要。优化更重要。如果你在做事件 A ，你能在 4 月之前同时做 B 和 C 吗？如果你长时间的卡在某事上，那意味着有其他事情你没有做好。
真的值得去做吗？你在做的事情值得吗？这个会议值得让 6 个人放下手上的工作一个小时吗？真的值得花整个晚上， 能明天再完成吗？值得为对手放出的新闻而紧张吗？ 值得花钱在广告上吗？ 在你深入进行之前确定一下你将开展的事情是否值得。
常常问你自己或者他人以上的问题。不用将这些问题作为正式的工序执行，但是也不能忘掉。
也不要为你的结论感到害羞。有时放弃你正在做的事情是一种正确的进展，就算你已经投入大量的精力。不要浪费美好时光在糟糕的工作上。
打断是生产率的敌人
如果你持续的留到很晚、周末加班，不是因为有太多工作需要完成，而是因为你工作完成得不够。你被打断了。
想想看：什么时候你工作得最起劲？如果你像大多数人一样在深夜或清晨工作。不出意外，这些时间点，周围没人来打扰你。
下午两点，人们常常在开会、回邮件、和同事讨论。这些拍拍肩膀的事、小小的毫无准备的聚集看起来没有害，但确实会降低生产效率。打断不是来合作，它仅仅是在打岔。当你被打断的时候就无法投入工作。
中途打断你就把你的工作日分成一串工作时刻。四十五分钟时，你接个电话。五十分时，你要吃午餐。一个小时以后开个下午会议。在你缓过神来已经五点了。你只有一点点时间是没有被打断专心工作的。持续不断的开始、停顿、开始、停顿，这样你的工作没有获得有意义的成效。
相反的，你需要一个独立的地方。长段连延的时间才能使你的生产力最大。当你不需要换脑子在许多事务上时，你的工作就会有大的成效。甚至可以注意到自从你离线上飞机后做了多少工作，此时外面没有任何让你分心的东西。
找到一个地方花时间工作并要求不被打扰。就像 REM 睡眠（快速眼动睡眠）：你不是直接进入 REM 睡眠过程。你先入睡，然后用自己的方式进入这个过程。 任何打断都会让你重来。如同 REM 能神奇的让真正的睡眠产生，一个独立的空间也能神奇的让你做富有成效的事情。
虽然你的独立空间不是要安排在凌晨。 你可以为你的工作设立一个规矩，一天中的一半时间作为独立时间。 规定早上 10 点到下午 2 点，大家互相不要交谈（除了午餐时间）。 或者把一天中的前一半或者后一半划为独立时间。 把星期三作为隔离日而不是散漫的星期五。确保这个时期不被破坏，避免生产力受到突然袭击。
做什么事情都要用这个方法。成功的独立时间意味着避免交流。 在这期间，放弃短信、电话、邮件、会议。闭上嘴，工作。 你会很惊讶你已经做好如此多的事情了。
在合作中，试着运用被动的交流工具，比如电子邮件， 不需要马上回复。代替会打搅人的方式，比如电话、面对面的会议。那种方式会起效果，使人感到方便，而不是强制立马去做。
你的日子总是被打断围困着，而反抗在于你自己。
会议有毒
会议是最糟糕的打断方式。原因是：
通常会议只是文字和抽象的内容，没有实质。
通常会议每分钟只传达出极为少的信息。
人们在会议中容易跑题堪比暴风雪里的芝加哥出租车。
会议要求做充分的准备，但是大多数人难以做到。
频繁的提出模糊的议程而没有人能真的清楚目标是什么。
常常会出现至少一个傻瓜不可避免的，毫无意义的浪费大家时间。
会议会繁殖。一次会议会导致另外一次，再生出下一次......
不幸的是会议典型的时间表就像电视节目。
你腾出 30 分钟或一个小时因为那是软件安排的行时间表（ 你决不会看见任何人安排 7 分钟时间和 Outlook 开会）。太糟了。如果只是花 7 分钟时间就能完成会议目标，那这就是你所要花的所有时间。别把 7 分钟拖到 30 分钟。
想想看，会议所花费的真实时间是惊人的。 假如你准备安排一次会议持续一个小时，你请了 10 个人到场。那确实是 10 个小时的会议，不是一小时会议。你用 10 小时的生产力换来一个小时的会议时间。也有可能花超过 15 小时的时间，因为要停下你正在做的事情，需要精神转换， 去哪里见什么人，然后再重新开始预先在做的事情。
花 10 小时生产力去换 1 个小时的会议可以吗？有时，也许可以。但这样真的不划算。 就基于付出的来说， 这种规模的会议很快就变成一种不利因素而不是有力因素。 想想你浪费的时间，值得吗？
如果你执意要聚一下，试着坚持以下原则会让你的会议有成效：
用计时器。当它响起，会议结束。句号。
尽量减少与会人员。
保持清楚的议程。
开篇点题。
就地解决。指出实际问题，提出实质改变。
作出结论，找个靠谱的人去执行。
足够好就是好
很多人很享受用复杂的方法解决事情。锻炼你的智力很过瘾。然后你开始寻找另一个可以让你冲刺的大挑战，也不管它是否是个好主意。
更好的做法是：找到一个类似柔道的解决办法（judo solution），能事半功倍。这种迂回做法让你付出少，收获大。无论你遇到什么障碍，找个方法用巧力解决。
其中一个意思是说问题是可以商量的。比如你想挑战一下鸟瞰的感觉。一种方法是你爬上珠穆朗玛峰。那是很有野心的做法。但是也可以坐着电梯登上一座高楼。这就是柔道似的做法。
问题通常可以用简单，世俗的方解决。 这意味着不需要什么独特的做法。你不需要秀出你惊奇的技巧。 你只需要做好事情，让其有进展。 这样的方法你不会赢得别人的惊叹，但是可以让你的事情继续下去。
看看政治竞选。一个大事件冒出来， 第二天政治家就放出关于它的广告。广告不精良。 他们用照片而不是现场直播。他们用静态的，纯文本的标题而不用漂亮的动画图形。唯一的声音来自于看不见的解说员的旁白。尽管这样，这种广告还是足够好了。如果他们拿几个星期来完善它，那就太迟了。这种情况下，及时比润色，质量更重要。
如果做得足够好就能把事情做完，那就继续。 这个方法比起浪费资源要好，或者更糟，什么都没做， 因为你解决不了复杂的状况。记住， 你可以稍后把做得足够好变成做得非常棒。
短期成效
士气激发动力。它能让你前进。指引着你。没有它，你哪儿也去不了。如果你不能被你所做的事情所激发,那可不太好。
保有士气的方法可以把事情搞定并且继续下一件事。没有人会喜欢困在无止境的项目里面，完成无望。在战壕里面等了 9 个月也没有听见一点杀戮声。（浪费了九个月时间还一事无成。）最后只会让你精疲力竭。保有士气，增加动力，用这种方法让你常常取得小胜利。哪怕小小的进步都能给你令你激动的惊喜。
一件事情耗的时间越久，你将完成的量就越少。
做点什么然后销售出去，这样使人兴奋。 策划一年的菜谱是很无聊的。展示出新菜单、美食、 获得反馈都令人兴奋。别耗得太久，否则只会遮住你的光彩。
如果你不得不做一个长期项目，试试拿出每星期一天（ 或者每两个星期一天）的时间来做些可以获得小成就的事情， 这样可以激发你的热情。小胜利让你能庆祝一下，放出些好消息。 你也想你的好消息能源源不断。如果有新东西每两个星期就发放一次，你就能让你的团队活跃起来，顾客也为之兴奋。
那么问问自己，“接下来两个星期我们能做点什么？”然后就去做。 让你的产品上线，让人们用上，品尝它，玩它，随便怎样都行。 越早将产品交到顾客手中，那你就能得到更好的结果。
别逞英雄
很多时候安静一点比逞英雄要好。
比如，有一个任务必须在两小时内完成。但是四小时过去了， 只做了四分之一。直觉想到的是，“我不能放弃， 已经花了四个小时在上面了。”
所以你是在逞英雄。你下决心做好它（有点尴尬的是还没做好）。 这样就是在封闭自己，脱离这个世界。
有时候那种纯粹的努力是在超负荷工作。但它值得吗？可能不值得。 在你打算花两小时做的工作，而不是 16 小时的时候，是值得的。在这 16 小时里面，你本可以做一大堆别的事情。另外， 你忽略的反馈可以帮你远离错误路线。就算是英雄有时也需要一双清晰的眼睛──有人会给他们现实的支票。
我们曾亲历过这个问题。 所以我们决定如果有任何是花掉超过两周时间的活儿， 那我们会把它介绍给别人看看。他们或许不会为这个工作做任何事， 但是至少会发表些建议。有时候一个很明显的解决方法放在你面前， 可你就是看不见。
记住，放弃也许是很好的，显而易见的解决方法。人们会很因为失败而自动放弃，但是有时候那确实是你应该做的。如果你花了很多时间在一件事情上却不值得，那么请放弃。时间不会回来。浪费更多时间是最糟糕的事情。
保证睡眠
不睡觉是个坏主意。当然，你此刻获得额外的几小时，但之后总是要还的：你的创意变得匮乏，气势低迷，脾气也变糟。
在你知道后果的情况下，偶尔可以熬夜。但是不能养成习惯。如果变成经常性的熬夜，损失会增大：
顽固：当你真的很累时，你更容易在错误路线中艰难行进而不去重新选择一条道路。终点线是一片海市蜃楼，而你陷入沙漠里面太久了。
创意匮乏：当你缺少睡眠时，创意是最早离开你的。那些出色的人才比平凡的人拥有十倍的影响力不是靠花十倍时间努力工作得来的。他们用自己的创造力解决事情只需要十分之一的努力就可以达成。不睡觉的话，你只能解决十分之一的事情。
士气低迷：当你的大脑没有处于兴奋状态的时候， 它就依赖于不费力的事情。比如去阅读一些轻松的文章。 当你疲倦的时候就会缺少动力去解决重大的问题。
易怒：当你疲倦的时候，保持耐心和容忍的能力就会剧减。 如果你遇到某人表现得像个傻瓜，很有可能是他正饱受困觉的痛苦。
这只是一部分因为缺乏睡眠而引起的问题。 有的人仍然因为不睡觉而生成一种受虐荣誉感来。他们甚至会到处吹嘘自己有多么累。其实这没什么好了不起的，总有一天他们会为此吃到苦头的。
你的评估能力很烂
我们都是很烂的评估者。我们以为能猜到某件事情需要花多长时间完成，其实什么都不知道。我们以为所有事情都在最好的局面下进行，不会延迟，会必然出现。而现实绝不会是最好的局面。
评估延伸到数个星期、数个月，数年则是在做梦。 事实上你不会知道遥远的将来会发生什么。
你觉得多长时间可以快速逛完一次杂货店， 只要几分钟还是一个小时？ 彻底打扫一次阁楼花掉你一整天时间而不是原先所想的几个小时？ 或者有时正好相反，你本打算用四个小时的时间来耙松院子，结果只花了四十五分钟。我们人类的预估能力相当差。
就算是在一些简单的工作上面，我们的预估也会因为一些因素而相差甚远。如果我们预测几个小时都不能精确，那么怎么精确的预测一个 6 个月时长的项目呢？
另外，当我们去猜测事情需要花多长时间时，不仅仅会错一点， 而会大错特错。那意味着你猜测花 6 个月时间也许也会大错特错：我们不是花 7 个月时间，更别说 6 个月，而是用一年时间。
所以波士顿的“Big Dig”隧道工程延期 5 年完工而且超出预算数百万美元。丹佛国际机场延期 16 个月开放，花费超过 20 亿美元。
结论：把大事化小。越小的事物越容易估计。 你也许仍然会估计错误但是比起评估一件大项目要好得多。 如果某件事花费你所期望的两倍时间，将它化为更小的项目， 用几个星期完成好过耗费数个月时间。
把你的时间分解成小份。 把一个耗费十二周的项目分解成十二个只花费一周的项目。 把一个需要三十小时或者更多时间的任务分解成更实际的 6 到 8 小时一份。然后各个击破。
冗长的清单不靠谱
同样的，从理一个精简的代办事项开始。你上一次完成一个长长的清单是什么时候？可能一开始匆匆完成了一些，但可能最后你放弃了它（也许是忽略那些没有做完的事项）。
冗长的清单就像带有负罪感的旅程。 清单上没有完成的事项越多你就越感到难受。在某个点上， 你就不会去看它了，因为它让你感觉很糟。 接着你整个人承受巨大的压力，所有的事情都会变成一团乱麻。
有一个更好的办法。把冗长的清单拆分为一堆更小的。比如，把一个包含 100 个小事项的清单分解成 10 个含有 10 个小事项的清单。这意味着当你完成一个清单上的一事项时，你就完成了十分之一，而不是一百分之一。
就是这样，你仍然还有同样多的事情要做。 但是现在你面对的是小的局面，能找到满足感，动力，取得进步。 这远比对着宏大的局面而发怵，意志消沉要好。
无论何时，把问题分解成更小的部分直到你能完全， 快速的解决它们。这样简单的重新安排你的工作可以让你的生产力和动力产生神奇的效果。
给一个关于优先级的有用建议：不要按照数目或者标签来分优先次序。不要说：“这个高优先级，这个低优先级。”也别说：“这是 3，这是 2，这是 1，这是 3。”等等。这样做的话你会总是完成那些高优先级的事项。这不是真正意义的划分优先级。
相反的，要直观的划分优先级。把最重要的事情放在最上面， 当你做完这一项，下一项就变成下一个最重要的事情。这种方法让你同时只有一件最重要的事情要做。这就够了。
做小决策
重大的决策难以做出也难以改变。一旦做出一个决策，你就会一直相信你做了正确的决定，哪怕它是错的。你会变得不客观。
一旦怀有自负和骄傲的心理，你就不能改变想法、面对错误。 有欲求的人碍于面子会超越欲求做出正确决定。如同惯性： 越往一个方向使力就越难改变路线。
相反的，做出小的选择足以够用。做小决定就不会犯大错。 小决策是指你所能承担的决定。如果你搞砸了也不会有大的惩罚。修正就是了。
做小决策并不意味着不能设想大的计划或者大的理想。而是说最好的方法是你要相信当你每次完成如此宏大工作只需要小小的决定。
北极探险家 Ben Saunders 说，他独自在北极征途（连续 31 天的长途跋涉，72 个日夜孤身一人）。“大决策”是绝对恐怖的， 他每天的决定不会大过诸如“在我面前几码处取一点点冰”之类的。
追求的目标是可达成的，这样最好。它能让你确实完成和实现。 你会说：“我抓住它了！搞定！”然后就会进行下一项。
这可比你从未见过的空头支票令人满意。